Bij de Stichting Uitgestelde Kinderfeestjes vinden ze dat 'Elk kind telt, ongeacht de financiële situatie'.

Klant: Stichting Uitgestelde Kinderfeestjes

Industrie: Non-profit

Regio: Nederland

Oplossing: Sales Creatio

Stichting Uitgestelde Kinderfeestjes

Bij de Stichting Uitgestelde Kinderfeestjes vinden ze dat ‘Elk kind telt, ongeacht de financiële situatie’. Jarig zijn en je verjaardag vieren met je vriendjes hoort in Nederland bij kind zijn. Een kinderfeestje/ partijtje hoort bij onze tradities. Door dit te faciliteren kunnen ook de kinderen die het al lastig genoeg hebben toch meedoen. Zo kunnen zij ook weer genieten van en uitkijken naar hun verjaardag! Het geeft plezier, zelfvertrouwen, onderling begrip, mooie herinneringen en ervaringen. Tegelijk wordt het netwerk van de jarige vergroot en versterkt. Het draagt positief bij aan groot worden.

Inzicht in alle feestjes

 

Uitdaging:

De Stichting Uitgestelde Kinderfeestjes groeit en krijgt jaarlijks steeds meer aanvragen voor kinderfeestjes. Hierdoor ontstond er ook steeds meer de noodzaak om een systeem te vinden welke het bestuur en vrijwilligers kon ontzorgen.
Het systeem zou ingezet moeten worden om de aanvragen van kinderfeestjes via de website te kunnen verwerken en het hele proces van aanvraag tot feestje, en de afhandeling hiervan, in kaart te brengen.

Oplossing:

Daar de medewerkers binnen Webrixs dit project zo’n belangrijk sociaal project vonden hebben ze hun uiterste best gedaan dat stukje extra te geven en veel eigen uren in het project hebben gestoken om extra bedachte functies op eigen initiatief uit te werken waardoor de omgeving de gebruikers volledig kan begeleiden in het gehele proces.

Webrixs zorgen hier voor een gebruikersvriendelijke en aanpasbare interface die zorgt voor een hoge gebruikersacceptatie. Dit is belangrijk, daar vrijwilligers snel aan de slag moeten kunnen met zo laag mogelijke leercurve.
Het CRM systeem zorgt voor alle automatische gegevensverwerking en standaard communicatie zoals bevestigingen, informatieaanvragen, bedank e-mails, enzovoort.

Alle informatie over feestaanvragen, feestjes, kinderen, ouders, hulpverleners, feestlocaties en leveranciers zijn makkelijk terug te vinden en inzichtelijk op feestniveau.
Alle aanvragen van de website worden automatisch opgevangen in CRM en brengt de juiste personen op de hoogte via e-mail met de hyperlink naar de aanvraag. Het systeem geeft in de aanvraag ook meteen inzicht in het betreffende kind. Denk hierbij aan vorige feestjes, dubbele aanvragen en belangrijke informatie welke help bij het verwerken van de aanvraag.

Door een handig ingericht werkproces voor feestjes worden vrijwilligers door het systeem begeleidt tijdens het hele “feestproces”. Zo geeft het systeem alle relevante informatie weer over de beschikbare feestlocaties, kind en ouder(s)/verzorgers, hulpverleners, afspraken en planning voor het feestje. Ook zorgt het systeem voor zowel automatische als manuele acties en communicatie en zorgt dat er geen .

Overzichtelijke dashboards geven inzicht in alle aspecten van aanvragen, feestjes, feestlocaties, en belangrijke informatie over kind en ouder(s)/verzorger(s).

Overzicht:
• Een koppeling met de website waarbij alle feestaanvragen direct in CRM verwerkt wordt en alle gegevens (automatisch) aangevuld worden en gekoppeld worden een reeds bestaande contacten.
• Een automatische workflow waarbij CRM de gebruiker begeleidt bij de stappen in het proces d.m.v. visuele, e-mail notificaties of inplannen van activiteiten in de agenda van de gebruiker.
• Het registreren van verschillende typen bedrijven en contacten met elk hun eigen lay-out.
• Het omzetten van een aanvraag naar een feestje waarbij vrijwilligers in één simpel systeem alle gegevens van de hulpverlenende instantie, ouders, kind en de beschikbare feestlocaties en hun feestaanbod terug zien op het “Feestje”.
• Automatische workflow die de vrijwilligers begeleidt bij het uitvoeren van alle stappen, en het registreren van alle informatie om een succesvol feestje te organiseren.
• Zowel automatische en handmatige communicatie via e-mailtemplates naar zowel vrijwilligers als ouders, hulpverleners, feestlocaties, etc. om zoveel mogelijk werk uit handen te nemen en te zorgen voor een optimale communicatie.
• Rapportage dashboards die een live weergave tonen van de status van de lopende feestaanvragen, feestjes die georganiseerd worden en dag/week/maand/jaaroverzichten geven op basis van de wensen van management.

Volgende stappen:
• Koppeling met Google Maps met weergave van feestlocaties om zo snel een feestlocatie in de buurt te vinden.
• Het verwerken van donateurs in CRM om zo meer inzicht te krijgen en gerichte marketing campagnes uit te kunnen voeren.
• Opzetten van uitgebreide marketing campagnes, trigger mails, event management
• Koppeling met Mollie betaalsystemen.
• Koppeling met Exact Online ERP

Deel jouw ambities met ons!

Wij zijn heel benieuwd naar jouw business en jouw ambities.
Deel jouw wensen of vragen en hoe je denkt dat Webrixs zou kunnen helpen.

Hoe meer je vertelt, hoe beter en sneller wij kunnen reageren.
Laat jouw gegevens bij ons achter en wij nemen spoedig contact met je op.

Natuurlijk kun je ons ook direct bellen! Dat kan op: +31 (0) 23 205 23 60